Administración
ADMINISTRACIÓN
UNIDAD 1
-
Serapio
Cañedo Luisa Yazmin
INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION
·
Conceptos,
características e importancia
La ADMINISTRACION: es un proceso en donde se planea, se
organiza, en dirección hacia el control de los recursos para lograr un objetivo
eficiente de las diferentes funciones de una empresa. Eficiencia es la
capacidad de obtener los mayores resultados con la mínima inversión.
Para Henry Sisk y
Mario Sverdlik es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de
planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos.
Robert F.
Buchele. El proceso de
trabajar con y a través de otras personas a fin de lograr los objetivos de una
organización formal.
Harold Koontz y Cyril O'Donnell. Es la
dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos,
fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
·
Elementos del concepto
Objetivo. Es decir, que la administración siempre
está enfocada a lograr fines o resultados.
Eficacia. Consiste en lograr los objetivos
satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de
cantidad y tiempo.
Eficiencia. Se refiere a "hacer las cosas
bien". Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al
mínimo costo y con la máxima calidad.
Grupo social. Para que la administración exista, es
necesario que se dé siempre dentro de un grupo social.
Coordinación de recursos. Para administrar, se requiere combinar,
sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de
un fin común.
Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos
necesarios
Para producir un determinado bien o
servicio. Es la obtención de los
Máximos resultados con el mínimo de
recursos, en términos de eficiencia y
Eficacia.
·
CARACTERÍSTICAS
Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es
susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejército,
en un hospital, en un evento deportivo, etc.
Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.
IMPORTANCIA
Con la universalidad de la
administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuado
funcionamiento de cualquier organismo social, aunque, lógicamente, sea más
necesaria en los grupos más grandes. Simplifica el trabajo al establecer
principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.
La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.
A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre
· El proceso
administrativo
El proceso administrativo es
un conjunto de funciones administrativas dentro de una organización u empresa que buscan aprovechar al máximo los recursos existentes de forma correcta, rápida y
eficaz.
El proceso administrativo se compone de cuatro etapas elementales: planeación, organización, ejecución y control. A través de ellas, los miembros de una empresa buscan alcanzar las metas u objetivos propuestos.
·
Frederick Winslow Taylor (1856-1915)
Taylor argumentó que el objetivo de la administración científica y sus cuatro principios era traer la prosperidad tanto a los trabajadores como a los gerentes. Los cuatro principios de administración científica son:
a. - Planeación: Reemplazar el antiguo método empírico por
un método científico para -realizar el trabajo.
b.
Preparación: Seleccionar
científicamente a los mejores trabajadores y capacitarlos.
c.
Control: Asegurarse de que todo el
trabajo se realice de acuerdo con los principios de la ciencia que se
desarrolló.
d.
Ejecución: Asignar funciones y
repartir la responsabilidad casi por igual entre la gerencia y los
trabajadores. La gerencia asume todo el trabajo para el que está más capacitada
que los trabajadores.
Taylor
cuenta con un enfoque más dirigido hacia la productividad, considerando al
obrero como la extensión de una máquina y se dedica más hacia el estudio de
tiempos y movimientos de una empresa.
Fayol
dividió las operaciones industriales y comerciales en seis áreas funcionales:
a. Funciones Técnicas: Relacionadas con
la producción de bienes o de servicios de la empresa.
b.
Funciones Comerciales: Relacionadas
con la compra, venta e intercambio.
c.
Funciones Financieras: Relacionadas
con la búsqueda y gerencia de capitales.
d.
Funciones de Seguridad: Relacionadas
con la protección y preservación de los bienes de las personas.
e.
Funciones Contables: Relacionadas con
los inventarios, registros balances, costos y estadísticas.
f.
Funciones Administrativas:
Relacionadas con la integración de las otras cinco funciones. Las funciones
administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa,
siempre encima de ellas.
Fayol comienza
a dar las pautas del organigrama donde pone a la cabeza, en la gerencia
general, todas las funciones administrativas, las cuales dirigen a toda la
organización.
Otra
aportación de Fayol son sus 14 principios de la administración donde
sistematiza el comportamiento gerencial de cualquier organización.
1. División del trabajo: especialización de las tareas de las
personas para aumentar la eficiencia.
2.
Autoridad y responsabilidad: El
gerente es la autoridad tiene el derecho de dar órdenes y el poder de esperar
obediencia de los empleados; la responsabilidad es una consecuencia natural de
la autoridad e implica el deber de rendir cuentas. Ambas deben estar
equilibradas entre sí.
3. Disciplina: obediencia, dedicación, energía,
comportamiento y respeto de las normas establecidas.
4. Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de
un solo superior. Es el principio de la autoridad única.
5. Unidad de dirección: asignación de un jefe y un plan a
cada grupo de actividades que tengan el mismo objetivo.
6. Subordinación de los intereses individuales a
los generales: los intereses generales deben estar
por encima de los intereses particulares.
7. Remuneración del personal: debe
haber, en cuanto retribución, satisfacción justa y garantizada para los
empleados y para la organización.
8. Centralización: concentración de la autoridad en la
cúpula jerárquica de la organización.
9. Cadena escalar: línea de autoridad que va del escalón
más alto al más bajo. Es el principio de mando.
10. Orden: debe existir un lugar para cada cosa y
cada cosa debe estar en su lugar, es el orden material y humano.
11. Equidad – Justicia: amabilidad y justicia para conseguir
la lealtad del personal.
12. Estabilidad del personal: la rotación tiene un impacto negativo
en la eficiencia de la organización. Cuanto más tiempo permanezca una persona
en un cargo, tanto mejor para la empresa.
13. Iniciativa: capacidad de visualizar un plan y
asegurar personalmente su éxito.
14. Espíritu de equipo: la armonía y unión entre las personas
constituyen grandes fortalezas para la organización.
Estos principios
de la administración son los que más han regido en
la forma de administrar a las empresas.
· Empresa, concepto y clasificación
EXPLOTACIÓN: Unidad técnica, medios o
recursos necesarios
PLANTA: Unidad física, lugar donde se
desarrolla la actividad
SOCIEDAD: Unidad jurídica, regula las relaciones entre los socios
EMPRESA: Unidad estratégica o de decisión
Es una unidad productiva dedicada y organizada para la
explotación de una actividad económica.
Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:
Según la actividad económica que desarrolla:
1.
Del sector primario, es decir, que crea
la utilidad de los bienes al obtener los recursos de la naturaleza (agrícolas,
ganaderas, pesqueras, mineras, etc.).
2.
Del sector secundario, que centra su
actividad productiva al transformar físicamente unos bienes en otros más útiles
para su uso. En este grupo se encuentran las empresas industriales y de
construcción.
3.
Del sector terciario (servicios y
comercio), con actividades de diversa naturaleza, como comerciales, transporte,
turismo, asesoría, etc.
Según La Forma Jurídica:
1. Empresas individuales: Si solo pertenece a una persona. Esta responde frente a terceros con todos sus bienes, tiene responsabilidad ilimitada.
2. Empresas societarias o sociedades: Generalmente constituidas por varias personas.
Según su Tamaño:
1. Microempresa si posee menos de 10
trabajadores.
2. Pequeña empresa: si tiene menos de
50 trabajadores.
3. Mediana empresa: si tiene un número
entre 50 y 250 trabajadores.
4. Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.
La Clasificación de las Empresas también se puede dar Según el Ámbito de
Operación:
1.
Empresas locales
2.
Regionales
3.
Nacionales
4. Multinacionales
Según la Composición del Capital:
1. Empresa privada: si el capital está
en manos de particulares
2. Empresa pública: si el capital y el
control está en manos del Estado
3. Empresa mixta: si la propiedad es
compartida
4. Empresa de autogestión: si el capital está en manos de los trabajadores
·
Áreas básicas funcionales
Las áreas funcionales de la empresa son
agrupaciones de actividades, de carácter homogéneo y coordinado, que se
realizan para alcanzar los objetivos organizacionales. Dirección, producción,
finanzas, marketing y recursos humanos suelen mencionarse como las funciones
básicas, pero no únicas en razón de las características particulares de cada
firma
El área de
producción, también llamada de operaciones o técnica, se encarga de los
procesos empresariales de:
·
Fabricación
Planificación
y configuración de los objetivos de producción.
Transformación
de materias primas en productos terminados o semielaborados.
·
Control de calidad
Control de
productos.
Evaluación
de la producción.
·
Investigación y desarrollo
Investigación
de nuevas tecnologías.
Desarrollo
de nuevos productos.
Finanzas
En la empresa, las funciones del área de finanzas son:
· Financiación
Obtención de recursos financieros.
Control de cobros y pagos, caja y bancos.
Préstamos y créditos.
Inversiones.
Contabilidad
· Registro contable de las operaciones.
Confección de balances y de las cuentas de resultados.
Suministro de datos a la dirección.
Marketing
En el área de marketing, que en algunas empresas puede recibir
diferentes denominaciones como área comercial, de ventas, de mercadeo o de
mercadotecnia, se tienen las siguientes funciones:
·
Compras
Conocimiento
del mercado, selección de proveedores.
Selección
de mercaderías.
Trámite
de compras.
·
Almacén
Organización
de artículos.
Gestión
de stocks.
Logística:
entradas y salidas de mercancías.
·
Ventas
Venta
de productos y/o servicios.
Atención
a clientes.
Ejecución
del plan de marketing.
·
Mercados
Investigación
de mercados.
Plan de
marketing y diseño de estrategias para el lanzamiento de nuevos productos.
Publicidad
y propaganda.
Recursos
Humanos
Dentro de esta área empresarial se encuentran las funciones de:
·
Administración de personal
Reclutamiento.
Selección.
Contratación.
Inducción.
Administración de carrera.
·
Nómina
Confección
de nóminas.
Confección
de altas, bajas y pagos de los organismos públicos como Seguridad Social.
Control
de ausencias y retrasos.
Registro
y archivo de datos.
·
Seguridad e higiene laborales
Normas
de seguridad e higiene.
Inspección
del equipo y materiales en relación a las normas.
Investigación
e informes sobre accidentes laborales.
Educación
sobre higiene y seguridad.
Medicina laboral.
Dirección
El área de dirección de la empresa tiene como principales
funciones las de:
·
Planificación y definición de
estrategias, fijación de objetivos.
·
Organización y gestión de recursos y
tareas.
·
Coordinación de esfuerzos en cada una
de las áreas y entre ellas.
· Control de resultados, asunción de responsabilidades.
·
Recursos de la empresa
RECURSOS DE LA EMPRESA Recursos: Son todos aquellos elementos que se requieren para que una empresa pueda lograr sus objetivos
Recursos Humanos:
Son trascendentales para la existencia
de cualquier grupo social; son un factor primordial en la marcha de una
empresa, de ello depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos.
Según la función que desempeñes y el nivel jerárquico en que se encuentren
dentro de la organización, pueden ser:
a) Obreros
b) Técnicos
c) Oficinistas
d) Ejecutivos
f) Supervisores
g) Directores
Recursos Financieros –Son los recursos, propios y ajenos, de carácter
económico y monetario que la empresa requiere para el desarrollo de sus
actividades.
• Recursos
financieros propios:
a) Dinero en
efectivo
b) Aportaciones de los socios (acciones)
c) Utilidades
Recursos Materiales: Son aquellos bienes tangibles, Propiedad de la
empresa
• Instalaciones: edificios, terrenos.
• Equipo: maquinaria, herramientas, vehículos.
• Materias
primas, materias auxiliares que forman parte del producto, productos en
proceso, productos terminados, etc.
Recursos Técnicos o Tecnológicos: Aquellos que sirve
como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros
recursos:
• Sistemas de producción, sistemas de ventas,
sistemas de finanzas, sistemas administrativos, etc.
• Fórmulas,
patentes, etc.
• Adquisición de tecnología.
• Desarrollo de tecnología propia.
• Capacitación y desarrollo de personal.
UNIDAD 2
-
Arely Yaneth Mejía Arellano
PLANEACION
2.1 Conceptos
Ø “En el ámbito organizacional y
empresarial, la planeación es una de las etapas iniciales del proceso
administrativo, en la cual se determinan los rasgos fundamentales de
la organización (la misión y los objetivos, generalmente). Es
decir, es la etapa en que se establecen los planes básicos a emprender con
la organización”
Importancia
·
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer
métodos de utilización racional de recursos
·
Reduce los niveles de incertidumbre que se puede
presentar en el futuro, mas no lo elimina
·
Prepara a la empresa para hacer frente a las
contingencias que se presenten, con mayor garantía de éxito
·
Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las
oportunidades
·
Al establecer un esquema o modelo de trabajo, suministra
las bases a través de las cuales operara la empresa
·
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos,
en todos los niveles de la empresa
Principios de la Planeación
ü
El principio de racionalidad
Sin importar el tipo de plan, la racionalidad es un principio bajo el que todo
plan se debe regir. Podría considerarse como el principio base de una
planeación, ya que establece el pensamiento objetivo de la situación actual. La
racionalidad es la contemplación del estado actual y el objetivo que se busca
alcanzar, así como también de qué manera se conseguirá dicho objetivo. Es
decir, promueve la selección de alternativa o estrategia que se seguirá a lo
largo del plan. De esta manera y bajo un pensamiento lógico se determinará cual
es la mejor opción.
ü
La universalidad en una planeación es un conjunto de factores que son tenidos en cuenta y contribuyen en la ejecución del plan. Entre estos factores se encuentran el tiempo estimado, el personal, los recursos disponibles, entre otros.
ü
El principio de la flexibilidad
La planeación es una estrategia que permitirá alcanzar una meta, sin embargo,
durante el trayecto puede suceder inconvenientes o variaciones. En este caso,
la flexibilidad es el principio que hace posible adaptar el plan teniendo en
cuenta dichas variaciones. Para que esto sea posible, en el momento de la
elaboración se deben tener en cuenta dichas posibles variaciones. De esta manera
podrán elegir el curso de acciones que permita superas los inconvenientes
futuros y que no perjudique el propósito inicial.
A diferencia de la flexibilidad, el principio de la precisión es la exactitud que el plan tiene en su elaboración y ejecución. La principal influencia de este principio reside en la elaboración del plan ya que aquí se decidirá el curso de acciones. Como su nombre da a entender, la precisión de un plan es la exactitud de detalles que tendrá el mismo. Es decir, que cada parte del plan este elaborado con sumo detalle incluyendo las posibles variaciones.
ü
El principio de la factibilidad
Toda planeación se rige bajo un pensamiento lógico y realista tanto para la
elaboración como para la ejecución del plan. En este sentido, los objetivos a
alcanzar deben de ser realistas, de manera que resulte posible lograrlo.
Este principio es adaptación en su mayoría de veces por la planeación administrativa o estratégica, planeaciones utilizadas por empresas. Básicamente la unidad es el trabajo en conjunto de todos los individuos o áreas involucradas en el plan. El rol en el plan de cada uno de ellos se decidirá en la elaboración del plan. De esta manera cada uno contribuirá a su manera en la realización del objetivo.
ü
El principio de factor limitante
La base de un plan es tomar la decisión de seguir un curso de acción en
específico de entre todas las opciones posibles. En este sentido, el factor
limitante es aquel posible inconveniente que se puede presentar durante la
ejecución del plan. Este es uno de los principios de la planeación más
importantes en la elaboración del plan. Por ello el o los encargados de
elaborarlo debe de tener en cuenta el factor limitante de cada curso de acción
posible y tomar medidas preventivas.
ü
El principio de inherencia
La inherencia en una planeación es el principio que rige el establecimiento de
metas inmediatas o lo más pronto posible. En otras palabras, es un conjunto de
mentas de corto plazo que contribuyen de alguna manera la realización de la
meta principal.
En este principio los personajes principales son los participantes del plan, es decir, los que se encargaron de elaborarlo. Como su nombre lo dice, consiste en la participación de la mayor cantidad de personas en la elaboración del plan. De esta manera se podrá realizar una lluvia de ideas y discutir cuál de las opciones planteadas es la adecuada. Al trabajar en conjunto adoptan una postura de compromiso y motivación en alcanzar los objetivos planteados.
Etapas de la planeación
§ Pronósticos
Los pronósticos son predicciones de lo que puede suceder
o esperar, suposiciones básicas en que se basan la planeación y la toma de
decisiones. Algunos escritores consideran que los modelos de pronósticos son
técnicas de la ciencia administrativa por varias razones: muchos métodos de
pronósticos se apoyan en técnicas matemáticas complejas; el pronóstico se
necesita como elemento de otros modelos y algunos pronósticos son una ayuda
esencial en la planeación y solución de problemas. En realidad, los pronósticos
no sólo se utilizan como elemento de los modelos de solución de problemas
mediante la ciencia administrativa, sino que establecen además las premisas a
partir de las cuales se elaboran los planes y controles.
Dos grandes tipos de pronósticos se emplean como
premisas de planeación:
1) Los pronósticos de eventos que no serán influenciados
por la organización.
2) Los pronósticos de eventos que serán influenciados al menos en parte, por el
comportamiento de la organización.
Ciertas variables básicas de carácter económico y social
no son afectadas por el comportamiento de la organización. Así, los gerentes no
necesitan tener en cuenta las posibles acciones de su empresa cuando efectúan
predicciones sobre dichas variables. En cambio, investigarán los principales
indicadores de nivel gerencial, entre ellos las estadísticas de comercio en la
recopilación de la información que necesitan. Por ejemplo: Si los
administradores quieren decidir si deben ampliar los servicios de su
universidad, las estadísticas federales les darán alguna idea de las tendencias
de inscripción universitaria a largo plazo.
Los pronósticos en que repercute el comportamiento de una organización son más
difíciles, pues requieren suposiciones acerca de sus acciones y también suposiciones
referentes a eventos que escapan a su control. Por ejemplo: Un pronóstico de
ventas comienza como un objetivo de la compañía. En el proceso de planeación,
los análisis de los gerentes sobre las acciones previstas de la compañía y
sobre las respuestas probables de los competidores pueden indicar que los
objetivos de ventas no se alcanzarán si no se modifican los programas y
políticas actuales. Dada la importancia de predecir las futuras tendencias
económicas y de ventas, hay dos métodos fundamentales que se utilizan en estas
áreas. (Pronóstico cualitativo y pronóstico cuantitativo).
Pronóstico cualitativo: Este método es apropiado
cuando los datos confiables son escasos o difíciles de emplear. Por ejemplo:
Cuando se introduce un nuevo producto o tecnología, la experiencia pasada no
constituye un criterio seguro para estimar cuáles serán los efectos a corto
plazo. Este pronóstico implica el uso de juicios subjetivos y esquemas de
clasificación para transformar la información cualitativa en estimaciones
cuantitativas.
Pronóstico cuantitativo: Este hace una extrapolación del
pasado o se utiliza cuando se cuenta con suficientes datos estadísticos o
confiables para especificar las relaciones existentes entre variables
fundamentales. El pronóstico basado en la extrapolación, como un análisis de
series de tiempo, recurre a las tendencias pasadas o presentes a fin de
proyectar los acontecimientos futuros. Así, los registros de ventas en los
últimos años podrían servir para proyectar el patrón de ventas para el próximo
año.
§ Investigación
La investigación es un proceso que procura obtener
información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir
cualquier situación administrativa que afecte o beneficie a la empresa. La
investigación aplicada a la planeación consiste en la administración de todos
los factores que influyen en el logro de los propósitos y objetivos, así como
de los medios óptimos para conseguirlos.
La investigación administrativa está constituida por las
siguientes etapas:
1. Reconocimiento de los
problemas y autorización para realizar el estudio.
2. Ubicación precisa del
área en que se presentan los problemas.
3. Tipificación de los
problemas.
4. Recopilación de
información
5. Interpretación de los
datos recabados.
6. Formulación del informe.
7. Diseño del nuevo sistema
administrativo.
8. Programa de implantación
9. Ejecución del problema
de implantación.
10. Evaluación del nuevo sistema.
§ Premisas
Las premisas son suposiciones que se deben considerar
ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en
que va a desarrollarse el plan. Una premisa es un supuesto acerca de los
factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan.
Las premisas, de acuerdo con su naturaleza, pueden ser:
1. Internas. Cuando se
originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misión.
Incluyen aspectos como inversiones de la empresa, equipos, estrategias,
propiedades, inventarios. Las premisas pueden ser cuantitativas cuando se
expresan en términos numéricos:
·
Línea del producto
·
Premisas incontrolables
· Premisas semi
controlables
· Premisas controlables
2. Externas. Son factores o
condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener afecto
decisivo en el desarrollo de sus actividades y que, por lo mismo, deben tomarse
en cuanta al planear. Las premisas externas se clasifican en 3 grupos:
·
El medio ambiente general
·
El mercado del producto
·
El mercado de los factores de producción
§ Objetivos
Los objetivos son los propósitos o logros particulares,
específicos, entendibles, compartidos, alcanzables y medibles que
se pretenden conseguir en un periodo de tiempo determinado por un conjunto
de personas y recursos determinados a los que su consecución debe provocar
una motivación
Finalmente, los objetivos han de estar fijados en el
tiempo, son para un periodo determinado. No existen objetivos
perennes, tienen un comienzo y un final y todo ello siempre adaptado a
nuestros recursos y asignado a un conjunto de personas determinado que
deben encontrar una motivación. Debemos examinar brevemente para qué sirve
una correcta fijación de objetivos:
-Fija un fin, un propósito que marca la dirección
de la organización.
-Define los recursos y capacidades que van a ser necesarios en la organización.
-Optimiza los recursos de la organización.
-Alinea los recursos y capacidades de la empresa en torno a un fin.
-Permite una mayor motivación de las personas porque saben a qué se están
dedicando y por qué hacen lo que hacen.
-Nos hace diferentes del resto de organizaciones.
-Indican la estrategia a seguir por la organización.
-Mejora la dirección de personas y recursos.
-Facilita el control de nuestras acciones y la comprobación de su eficiencia.
-Proporcionan una visión compartida en la organización.
-Obliga a analizar nuestro entorno y organización mejorando el conocimiento.
§ Estrategias
Son cursos de acción general o alternativas, que
muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para
lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Se establecen en el
nivel estratégico, muestran la dirección o camino que debe seguirse, sin
indicar detalladamente como emplear los recursos. Contar con una amplia gama de
estrategias o alternativas por seleccionar, ayuda a elegir la más adecuada para
minimizar dificultades en el logro de los objetivos.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres
etapas:
* Determinación de los cursos de acción o alternativas.
Consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los
objetivos.
* Evaluación.
Analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en consideración las
ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación y
de algunas técnicas como la investigación de operaciones, árboles de decisión,
etc.
* Selección de alternativas.
Considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas,
seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los
objetivos de la empresa.
Importancia de las estrategias
-La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.
-Son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa al
establecer varios caminos para llegar al objetivo.
-Sirven como base para lograr los objetivos y ejecutar las decisiones.
-Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella
de la que se esperan mejores resultados.
-Establecen otras alternativas, como previsión para el caso de posibles fallas
en la estrategia elegida.
-La creciente competencia hace necesario su establecimiento.
-Desarrollan la creatividad en la solución de problemas.
Lineamientos para establecer estrategias
Para que las estrategias sean operables y cumplan con su función, es necesario:
1) Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al
logro del objetivo.
2) Determinarlas con claridad.
3) No confundir las estrategias con las tácticas, ya que
éstas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo.
4) Considerar las experiencias pasadas en su
establecimiento, esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.
5) Analizar las consecuencias que pudieran presentarse
al momento de aplicarlas.
6) Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de
investigación y de planeación.
Características de las estrategias
1. Su vigencia está estrechamente vinculada a la del
objetivo u objetivos para las que fueron diseñadas; una vez alcanzados los
objetivos, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas
estrategias.
3. Para cada área clave es necesario establecer una
estrategia específica.
4. Se establecen en los niveles jerárquicos más altos.
§ Políticas
Las políticas son guías para orientar la acción; son
lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún
problema que se repite una y otra vez dentro de una organización.
En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que
auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las
estrategias.
Clasificación de las políticas
* Estratégicas o generales.
Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir
lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo:
"Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de
ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".
* Tácticas o departamentales.
Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo:
"El departamento de producción determinara los turnos de trabajo conforme
a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".
* Operativas o específicas.
Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada
una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección
de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla
inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de
mantenimiento".
Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y
contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe
ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su
interpretación sea uniforme.
En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:
* Externas.
Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el
gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.
* Consultadas.
Normalmente dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que
el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algún
problema, originándose así éstas políticas.
* Formuladas.
Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la
correcta acción y decisión del personal en sus actividades.
* Implícitas.
En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a
situaciones de decisión en donde no existe una política previamente
establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos, se
aceptan por costumbre en la organización. Ejemplo: "una empresa no ha
determinado cual será el límite
de entrada de su personal, y a este se le acepta hasta con 15 minutos de
retraso".
Importancia de las políticas
-Facilitan la delegación de autoridad.
-Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas
decisiones.
-Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas
innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
-Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas
actividades.
-Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.
-Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
-Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.
-Facilitan la inducción del nuevo personal.
Lineamientos para su formulación
b) Redactarse claramente y con precisión.
c) Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.
d) Coordinarse con las demás políticas.
e) Revisarse periódicamente.
f) Ser razonables y aplicables en la práctica.
g) Estar acordes con
los objetivos de la empresa.
h) Ser flexibles.
§ Programas
Los Programas son aquellos planes en los que no
solamente se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino
principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de sus partes.
Los programas pueden ser generales o particulares, según que se refieran a toda
la empresa, o a un departamento en particular. Debe advertirse que los términos
"general y particular", son relativos, como lo son el género y
la especie; así, tan solo los programas para toda la empresa son siempre
generales, en tanto que los de producción, serán particulares en relación con
los de toda la empresa, pero serán generales respecto a los programas
de mantenimiento.
No deben confundirse los programas generales, con los a largo plazo, y los
particulares con los a corto plazo. Puede un programa particular ser relativo
al adiestramiento, ser para un mes, o para dos años.
Clasificación de los programas
* Tácticos: Son aquellos que se establecen únicamente para un área de
actividad, su función consiste en establecer el programa, así como de coordinar
y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido.
* Operativos: Son aquellos que se establecen en cada una de las
unidades o secciones de las que consta un área de actividad, siendo más
específico que el táctico.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al
siguiente procedimiento:
1- Identificar y determinar las actividades
comprendidas.
2 -Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
3- Interrelacionar las actividades, es decir, determinar qué actividad debe
realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente, y por último,
que actividades deben efectuarse posteriormente.
4- Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.
La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es
la gráfica de Gantt; su uso e interpretación estará de acuerdo con el criterio
que se utilice, con el grado de profundidad, y con el tipo de actividad a que
se refiera. El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad
de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su
ejecución en cuanto a la fecha de inicio y terminación de cada actividad.
§ Presupuestos
Los presupuestos son programas en los que se les asignan
cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de
los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los
objetivos. Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a
través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita
la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades
consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los
recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos
financieros.
Características de los presupuestos:
o Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.
O
Es un plan expresado en términos cuantitativos.
O Es general, porque se establece
para toda la empresa.
O Es específico, porque puede
referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización.
O Es diseñado para un período
determinado.
Clasificación de los presupuestos
En relación con el nivel jerárquico:
*Estratégicos o corporativos
Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan
la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo; El presupuesto de
resultados.
*Tácticos o departamentales
Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la
empresa. Ejemplo; Presupuesto de ventas.
*Operativos.
Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo; Presupuesto de la
sección de mantenimiento.
Por la forma en que se calculan:
*Fijos o rígidos
Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de
operación.
*Flexibles
En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite
conocer los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos
sobre la marcha.
*Por programas
Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para
que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen
mayores beneficios.
Por su utilización:
*Presupuestos de operación
Que abarcan presupuestos de ventas, compras, producción, mano de obra, gastos
diversos, etc.
*Presupuestos de capital
Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la
empresa, y de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y
construcciones, mobiliario, etc.
*Presupuesto financiero
En él se contemplan; balance, estado de resultados, flujo de caja, etc.
Importancia de los presupuestos
-Convierte los aspectos de ejecución de los planes en
unidades de medidas comparables.
-Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas
comparables en cada uno de los departamentos y secciones en forma conjunta.
-Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.
-Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta.
-Es un medio de control que permite controlar las operaciones.
-Determina el límite y alcance de las erogaciones.
-Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son
fácilmente identificadas.
-Estipula por centros de responsabilidad, quienes son los responsables de su
aplicación.
-Genera una comprensión más clara de las metas organizativas.
-Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.
-Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en
materias, tiempo, etc.
UNIDAD
3
- Zaval García Alejandra
ORGANIZACIÓN
3.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS DE LA
ORGANIZACIÓN
3.2 ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
Consiste en el diseño y determinación de las
estructuras, procesos y responsabilidades de métodos y la aplicación de
técnicas para simplificar el trabajo.
3.2.1 Jerarquización
Se refiere a la disposición de funciones por orden
de rango, grado o importancia.
3.2.2 Departamentalización
Es la división o agrupamiento de las funciones y
actividades en unidades específicas con base en su similitud.
Tipos:
·
Secuencia
·
Funcional
·
Por productos
·
Geografía o por territorios
· Clientes
3.2.3 Descripción de funciones
Es la recopilación ordenada y clasificada de todos
los factores y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor
manera.
3.2.4 Actividades y obligaciones
Es la separación y delimitación de las actividades
con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y mínimo
de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo.
3.2.5 Coordinación
Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos,
las líneas de comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la
combinación y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo
social.
3.3 Tipos de organización
3.3.1 Lineal-Militar
Establece una relación de subordinación entre el
superior y sus colaboradores de forma unívoca y directa. Ejemplo: un director
hacia un Jefe de Departamento y así sucesivamente.
3.3.2 Funcional
Representa la relación de mando especializado. Este
tipo de autoridad se limita al método específico de ejecución de una actividad
y puede existir en forma paralela a la autoridad lineal, o bien entre un órgano
especializado en determinada función y los subordinados de otros jefes de
líneas. La autoridad funcional deberá presentarse por medio de líneas cortas de
trazo discontinuo.
3.3.3 Staff
Es aquella que existe entre unidades que brindan
información técnica o conocimientos especializados. Las unidades asesoras o de
apoyo cuentan con una autoridad técnica derivada de su preparación y/o
experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de línea, las medidas
o criterios para resolver un asunto, pero no para transmitírselas como órdenes.
3.3.4 Otras
Relación de asesoría interna:
Es la que proporciona a los órganos de línea las
unidades asesoras que forman parte de la estructura organizacional. En el
organigrama suele representarse por medio de líneas continuas de trazo fino
colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad a la cual se
adscriben.
Comisiones
interinstitucionales:
Estas comisiones dependen jerárquicamente del
órgano rector de sus actividades y en el organigrama se presentan mediante un
rectángulo y una línea de trazo discontinuo corto.
3.4 Técnicas de organización
Las técnicas de organización son herramientas
administrativas empleadas para amalgamar una estructura que permita aprovechar
los recursos empresariales de la forma más eficiente posible, siempre alineadas
con los objetivos estratégicos trazados.
El uso de una organización ha sido de
vital importancia a lo largo de la existencia humana. Diseñar una estructura
jerárquica permite la coordinación de los elementos que la
conforman, consiente una eficaz toma de decisiones, establece
responsabilidades y define los medios de comunicación.
3.4.1 Organigramas
Representación gráfica de la estructura orgánica de
una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la
descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles
jerárquicos y canales formales de comunicación.
Organigramas generales: Contienen información
representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo
de su magnitud y características, por lo tanto, presentan toda la organización
y sus interrelaciones.
Organigramas específicos: Muestran en forma
particular la estructura de una unidad orgánica de la organización.
Integrales: Es la representación gráfica de todas las unidades orgánicas de una organización, así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.
Funcionales: Incluyen además de las unidades y sus
interrelaciones, un texto que expresa las principales funciones
De puestos, plazas: Indican, para cada unidad
consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas
existentes o necesarias.
Por su presentación existen cuatro formas:
·
vertical
·
horizontal
·
circular
·
mixto
3.4.2 Manuales
Objetivos del manual de organización:
a)
Presentar una visión de conjunto de la
organización.
b)
Precisar las funciones encomendadas a cada unidad
orgánica para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad de funciones y
detectar omisiones.
c)
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores
encomendadas al personal
d)
Facilitar
el reclutamiento y selección de personal.
e)
Orientar
al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las distintas
unidades orgánicas.
f)
Propiciar
el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Tipos de manuales de organización.
·
Manuales
generales de organización. Son aquellos que abarcan toda la organización,
·
Manuales
específicos de organización. Son aquellos que se ocupan de una función
operacional, un departamento en particular o una sección de la organización.
Contenido del manual de organización:
1.
Identificación
(portada)
2.
Índice
3.
Introducción
(Contenido, objetivo del manual y ámbito de aplicación)
4.
Directorio
5.
Antecedentes
históricos
6.
Base
legal
7.
Atribuciones
8.
Organigrama
9.
Estructura
funcional
-
Objetivo
-
Funciones
3.4.3 Diagramas de flujo
El diagrama de flujo, también conocido como
diagrama de actividades o flujo grama, es una herramienta de organización que les
permite a las personas evaluar, mejorar y comunicar sus ideas con mayor
facilidad. Se trata de un esquema que se utiliza para describir los pasos que
se deben seguir al momento de realizar un proyecto.
Finalmente, hay que señalar que los diagramas de
flujo son muy empleados en el campo de la contaduría, economía, psicología
cognitiva e informática; aunque también se utilizan en el ámbito académico y en
la cotidianidad.
UNIDAD
4
- Martínez Diego Diana Guadalupe
INTEGRACIÓN
4.1
CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA INTEGRACIÓN.
La integración es la
obtención y el agrupamiento de los elementos materiales y humanos que la
organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado
funcionamiento de un organismo social. También es el medio a través del cual el
administrador y los funcionarios de la empresa eligen y se ponen en contacto
con los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente
establecidas para ejecutar los planes de dicha organización. La función de la
integración consiste en dotar al organismo social de los diversos recursos que
requiere para lograr la eficiencia en el desempeño al momento de planear y
organizar
Adecuación de
Hombres y Funciones
«El
hombre adecuado para el puesto adecuado». Los hombres que han de
desempeñar cualquier función dentro de un organismo social, deben buscarse
siempre bajo criterio buscando que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla
adecuadamente.
Provisión de
elementos administrativos
A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios
para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.
Importancia de la
Introducción Adecuada
El momento en que el
elemento humano ingresa a la empresa es trascendental, pues de él dependerá su
adaptación al ambiente de la organización, teniendo previos conocimientos del
lugar de trabajo y de cada una de sus aéreas.
Podrá decirse que
una empresa debe considerarse como una articulación social de los hombres que
la formas: desde el gerente, hasta el último de los empleados.
Principio de la integración de las cosas
Carácter
administrativo
Abastecimiento
oportuno
Tener
las cosas y materiales necesarios, en cantidad y tiempo, en forma tal que no
falten, de ser así se estaría produciendo una ineficiencia en el trabajo, pero
también se debe procurar que no excedan para evitar recargar costos y disminuir
utilidades.
Instalación y
Mantenimiento
Tener
un lugar adecuado y bien acondicionado.
Delegación y Control
Transmitir
autoridad y hacer buen uso de ella.
Etapas de la Integración
La
integración hace, de personas totalmente extrañas a la empresa, miembros
debidamente articulados en su jerarquía. La integración comprende cuatro etapas
que son:
•
Reclutamiento
•
Selección
•
Inducción
•
Capacitación y desarrollo
Reclutamiento
Tipos de reclutamiento
Reclutamiento interno
El
reclutamiento es interno cuando al presentarse determinada vacante la empresa
lo cubre a través de sus empleados, ya sea por medio de concurso, convocatoria
o por ascensos; esta forma de reclutamiento es altamente motivadora.
Reclutamiento Externo
Opera
con aspirantes que no pertenecen a la organización. Las fuentes externas del
reclutamiento están constituidas por los candidatos que provienen de fuera de
la empresa. Las fuentes de reclutamiento externo más usuales son la bolsa de
trabajo, los avisos de prensa, las agencias de empleos, las escuelas, etc.
Reclutamiento Mixto
En
el reclutamiento mixto se utilizan fuentes internas como externas para llenar
la vacante.
Selección
Es
la tarea de escoger a la persona adecuada para el puesto adecuado. Se trata de
analizar las solicitudes a fin de decidir con objetividad quien tiene mayor
potencial para el desempeño de un puesto, así como sus posibilidades de
desarrollo futuro. Después de haber examinado las solicitudes de los diferentes
aspirantes se selecciona a las personas más preparadas y se procede a realizar
una entrevista de selección a fin de obtener la persona adecuada para el puesto
adecuado.
Entrevista de
Selección
Una
entrevista es una forma de comunicación interpersonal, que tiene por objeto
intercambiar, proporcionar o recabar información, o modificar actitudes y en
virtud de la cual se toman decisiones.
En
la entrevista de selección intervienen varias fases:
Rapport.
- Significa concordancia, simpatía, es
una etapa de la entrevista que tiene como propósito disminuir la tensión del
solicitante, en términos generales, es romper el hielo.
Cima.
- Dicha etapa se refiere a la entrevista
propiamente y se deberá explorar la historia laboral, educativa y personal del
solicitante.
Historia
Laboral. - Aquí se pretende conocer la
velocidad de progreso del individuo, su estabilidad.
Tiempo
Libre. - El uso que hace de su tiempo
libre, precisar la manera en cómo canaliza las tenciones y hace uso de su
responsabilidad personal.
Proyectos
a corto y largo plazo. - Básicamente se
desea conocer como pretende proyectarse al futuro.
Cierre.
- 5 o 10 minutos antes de dar por
terminada la entrevista se anuncia el final de la misma, dado oportunidad de
que el entrevistado realice las preguntas que considere pertinentes y
manifiesta sus impresiones.
Decisión
Final. - El resultado y conclusiones de
la entrevista deberán redactarse de forma inmediata para no omitir detalles.
Examen
médico. - Para evitar un mayor número de
ausentismo, enfermedades profesionales, peligro de contagios de diversas
enfermedades trastornos en la organización, etc.
Decisión
Final. - Cuando la información obtenida
en las diversas fases del proceso de selección es satisfactoria, se procede a
evaluar comparativamente los requerimientos del puesto con las características
de los candidatos; el jefe del departamento tomara la decisión final.
Una
vez tomada la decisión final se comunica al candidato de su contratación y se
pasa a la inducción que corresponde a la tercera etapa de la integración.
Inducción
Es
el curso que se le imparte al nuevo integrante de la organización y abarca
desde el conocimiento de las instalaciones de la empresa, la presentación ante
el personal, jefes inmediatos, políticas de la empresa, reglamentos, etc.
Capacitación y
Desarrollo
Se
refiere a la educación que se imparte en la empresa con la finalidad de
desarrollar habilidades, destrezas y competencias en el trabajo, a fin de que
el personal sea más productivo y capaz.
UNIDAD 5:
- Santiago Lima Isis Janet
DIRECCIÓN
En
administración de empresas, se conoce como dirección
(o directamente como dirección administrativa), a una de las etapas más importantes
del proceso administrativo, en la que se aplica el conocimiento adquirido para
llevar a cabo una toma de decisiones pertinentes. Dicho en términos más
simples, la dirección administrativa equivale al capitaneo de un barco.
1.
Para
Joel Lerner y Baker, “La dirección
consiste en dirigir las operaciones, mediante la cooperación del esfuerzo de
los subordinados, para obtener productividad mediante la motivación y
supervisión”.
2.
El
autor Roberto B. Buchele dice que:
“La dirección comprende la influencia interpersonal del administrador, a través
de la cual logra que los subordinados obtengan los objetivos de la organización
mediante la supervisión, la comunicación y la motivación”.
5,1
Importancia de la Dirección
La dirección es vital para el correcto funcionamiento administrativo. Ella se ocupa de ejecutar los lineamientos proyectados en fases previas (planeación y organización) para obtener de la estructura organizacional el mejor desempeño posible.
Una buena dirección es clave no sólo en la previsión y anticipación empresarial, sino en la motivación del capital humano, a través de una comunicación eficiente, de una conducción sensata y de un espíritu alejado de la tiranía y otros defectos humanos.
Una buena conducción administrativa, de hecho, comprende el proceso administrativo como un todo organizado y jerarquizado, y está capacitada para llevar a cabo los cambios oportunos que lo hagan perdurar o que lo aproximen al cumplimiento de sus objetivos concretos. Cualquier proceso administrativo sin dirección es propenso al desorden y a la desintegración.
5.1
Principios de la Dirección
El ejercicio de la dirección se
sostiene en base a una serie de principios fundamentales, que son:
- Coordinación de intereses. Dado
que una organización implica un conjunto organizado de seres humanos trabajando
en torno a un objetivo común, la dirección debe hacer que el foco se
mantenga en este último, haciendo converger los objetivos individuales o
sectoriales en un macro proyecto común.
- Impersonalidad del mando. Las
organizaciones tienen estructuras y jerarquías que no deben depender de
quién las ejerce, sino que deben ser impersonales, objetivas, es decir, no
dependen de simpatías y consideraciones, sino de la lógica interna de la
organización.
- Supervisión directa e indirecta. La
dirección puede ser ejercida, al mismo tiempo, en comunicación estrecha
con los subordinados, o sea, brindándoles las directrices y la información
que requieren para estar motivados y productivos; y en comunicación
jerárquica, a través de una estructura jerárquica o burocrática que
permita el uso eficiente de la información y la toma oportuna de
decisiones, sin que absolutamente todo deba llegar hasta la gerencia para
aprobarse.
- Aprovechamiento y resolución de los
conflictos. La dirección de toda organización
enfrentará situaciones conflictivas a las que debe poder dar solución o,
mejor aún, que deberá reconvertir en situaciones ventajosas o provechosas,
a través de una gestión del cambio y de la variabilidad, en lugar de un
apego excesivo a la norma.
5.2
Etapas de la dirección:
5.2.1 Toma de decisiones:
Consiste en seleccionar la alternativa que
resulte más idónea de entre varias. La responsabilidad más importante para un
administrador es, sin duda, la toma de decisiones. Esta función se encuentra
íntimamente ligada con los gerentes o la dirección.
La
toma de decisiones es el proceso por el cual se selecciona la alternativa más
idónea entre varias para la solución de un problema:
Explicación del proceso:
v Analizar el problema
v Búsqueda de alternativas
v Evaluación de
alternativas
v Selección de una
alternativa:
·
Experiencia
·
Experimentación
·
Investigación y análisis
Las decisiones se clasifican en dos
grupos:
1.
Programadas. Se toma cuando el problema es rutinario y estructurado; son aplicadas
en niveles intermedios y, en general, en todos los empleados.
2.
No programadas.
Son para problemas no rutinarios y no
estructurados que están a cargo de los niveles directivos.
Siempre que se tome una decisión se debe
tomar en cuenta el factor tiempo, el factor costo factor cualitativo y
cuantitativo, objetividad de la decisión.
5.2.2 Motivación:
La motivación consiste en mover, conducir o
impulsar la acción. Es la labor que realiza un superior para animar e impulsar
a sus subordinados a realizar determinada acción encaminada al logro de los
objetivos.
5.2.3 Comunicación:
Es el proceso a través del cual se transmite
y recibe información en un grupo social, o bien es un proceso mediante el cual
se introduce e intercambian ideas.
5.2.4 Autoridad:
En
el ámbito de la administración y la gestión organizacional, la autoridad es la
facultad ejercer el mando y la toma de decisiones en una empresa o institución.
Como tal, existen distintos tipos de autoridad en la gestión de las
tareas y los procesos productivos en una organización.
·
Autoridad formal: es
la que se recibe directamente de un superior o directivo y que dota a un
empleado de ciertas facultades acordes con su cargo para ejercer autoridad
sobre los trabajadores subordinados.
§
Autoridad lineal: es
aquella que genera una cadena de mando superior-subordinado, y que se presenta
desde el tope de las posiciones directivas de la organización hasta el escalón
más bajo.
§
Autoridad funcional: es
aquella que en una organización se establece en razón de la función que
desempeñe cada trabajador en un área específica.
·
Autoridad operativa:
es aquella que no se ejerce sobre otras personas o empleados, sino que se
emplea para tomar determinadas decisiones y ejecutar ciertas acciones, propias
de la función del empleado.
·
Autoridad técnica:
es la que un individuo posee debido a su prestigio, experiencia o capacidad, y
que le otorga cierto poder e influencia sobre determinados asuntos o materias.
·
Autoridad personal:
es aquella de quienes tienen cierto ascendiente sobre otras personas, debido a
sus cualidades, bien sean morales, sociales o psicológicas.
5.2.5 Delegación:
Se refiere a la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar. Es
la asignación de responsabilidad o autoridad para cumplir con un trabajo que se
da a un subordinado. Pero debemos advertir que se debe delegar la autoridad
teniendo siempre control sobre ella.
El
proceso de Delegar no es fácil. Para que éste sea efectivo, debe cumplir tres
condiciones:
1. Paridad de autoridad y responsabilidad. Si se le asigna responsabilidad a un individuo, en esa misma medida
debe concedérsele autoridad.
2. Absolutismo de obligación. La obligación que se tiene hacia un superior no puede ser delegada:
pero sí es posible delegar la responsabilidad y la autoridad a los
subordinados.
3. Unidad de mando. Cada subordinado debe reportarle a un solo jefe.
Ventajas de la Delegación.
§
Permite a los directivos dedicarse a las
actividades de más importancia en cuanto a funciones detalladas y rutinarias.
§
Contribuye al desarrollo de los subordinados.
§
Cuando los gerentes tienen que ausentarse por
alguna razón, hay quien sepa cómo hacer las cosas.
§
La responsabilidad se comparte.
Requisitos para Delegar:
1. Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada
preferentemente por escrito a fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones
y fugas de autoridad.
2. Especificar claramente las metas y objetivos de la función delegada.
5.2.6 Liderazgo:
Es el proceso de influir sobre las personas para que se
esfuercen en forma voluntaria y con entusiasmo para el logro de las metas del
grupo.
Asimismo,
es la casualidad, relacionada con la personalidad y capacidad que posee un
individuo para favorecer la guía y el control de otros individuos, a través del
proceso de comunicación, para llegar al logro de una o varias metas. El
liderazgo es una función necesaria para toda sociedad, llámese empresa, familia,
escuela o grupo de amigos. En todas las funciones administrativas se requiere
liderazgo para poder entender mejor las relaciones interpersonales del grupo.
El
término de Liderazgo debe estudiarse desde dos enfoques:
1. Como cualidad
personal. Por sus características, el individuo es
considerado líder.
2. Como función. Es una actividad administrativa que le designa a un empleado la
autoridad de una organización.
Las características esenciales del liderazgo
son:
§
Es un fenómeno que se da en los grupos.
§
Ayuda a entender el comportamiento de los
individuos.
§
Facilita la comunicación dentro del grupo.
§
Contribuye a la reducción de la incertidumbre
de los grupos.
§
Es un proceso que facilita la consecución de
objetivos.
5.2.7 Supervisión:
La
supervisión cobra gran importancia para la organización, pues es a través de
ella que se imprime cierta dinámica sobre los subordinados, para que logren los
objetivos.
UNIDAD 6
- Rodríguez Degollado Erika Marlen
CONTROL
·
Concepto e importancia
y principios de control
IMPORTANCIA.
El control es de vital importancia dado que:
1.-Establece medidas para corregir las actividades,
de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
2.-Se aplican a todo: a las cosas, a las personas,
y a los actos.
3.-Determina y analiza rápidamente las causas que
pueden organizar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro.
4.-Localiza a los sectores responsables de la
administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
5.-proporciona información acerca de la situación
de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el
proceso de planeación.
6.-Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7.-Su ampliación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
PRINCIPIOS.
La ampliación racional del control debe
fundamentarse en los siguientes principios:
1.
Equilibrio.
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente.
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1.
De los estándares.
Se refiere a que los controles existen en función
de la identificación de los estándares. Ningún control será válido si no se
fundamenta en un estándar a seguir. Por tanto, es imprescindible establecer
modelos, medidas específicas de actuación o estándares, que sirvan de patrón
para evaluar lo establecido anteriormente. La efectividad del control esta en
relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la
ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y,
consecuentemente, pérdidas de tiempo y dinero.
1.
De la oportunidad.
El control, para que sea eficaz, necesita ser
oportuno, es decir debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal
manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control,
cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución
de los objetivos al mínimo.
1.
De las desviaciones.
1.
Costebilidad.
El establecimiento de un sistema de control debe
justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, con las ventajas
reales que este reporte. Un control solo deberá implantarles si su costo se
justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer
un sistema de control si los beneficios financieros que reditué resultan
menores que el costo y el tiempo que aplica su implantación.
1.
De excepción.
El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costo y tiempo,
delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control.
Este principio se auxiliaba de métodos probabilísticos, estadísticos o
aleatorios.
1.
De la función
controlada.
1.
Etapas de control
La secuencia de pasos necesarios para efectuar el
control aparece en lo siguiente:
Identificación del estándar
Medición de resultados
Comparación
CONTROL
Retroalimentación
Corrección
Detección de Desviaciones
Antes de analizar cada paso del proceso de control
es conveniente considerar lo siguiente:
·
Establecimiento
de estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de
medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el
control. Cuando usamos el control estamos ante una labor que implica verificar
que los resultados estén de acuerdo con el plan (estándar). Se observa, el
último párrafo, que plan y estándar es lo mismo. Un ejemplo sencillo nos
ayudará a entenderlo mejor: El sastre o la costurera hacen una prenda de vestir
de acuerdo con el modelo aceptado por el cliente. Si el traje o vestido están
bien hechos quedaran satisfechos quienes lo hacen y quienes lo usan por estar
de acuerdo, desde el principio, con el plan o estándar a seguir.
Sirvámonos del proceso administrativo para dar
ejemplo de estándares en cada una de las etapas y que servirán para afirmar que
lo determinado pasa a ser el modelo a controlar.
Identificación del estándar
Identificar el estándar que fue establecido y le va
a servir como unidad de medida para evaluarlo, el cual es representa el estado
de ejecución deseado en su aplicación.
·
Medición
de resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados,
mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo
con los estándares. Los modelos administrativos pueden ser cualitativos o
cuantitativos.
·
Comparación
y corrección
Comparación
Una vez efectuada la medición y obtenida esta
información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los
estándares preestablecidos.
Detección de desviaciones
Es el resultado de la comparación de la determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, mismas que deberán reponerse inmediatamente.
Corrección
La utilidad correcta y tangible del control está en
la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los
estándares. El tomar la acción correctiva es función de carácter netamente
ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer
si la desviación es un síntoma o una causa.
·
Retroalimentación
·
Técnicas
de control
Por último, es necesario que antes de establecer un
sistema de control se requiere:
Contar con objetivos y estándares que sean
estables.
Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo
con los controles.
Que los resultados finales de cada actividad se
establezcan en relación con los objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de
control por sí solo no contribuye a la eficiencia.
Evaluar la efectividad de los controles: eliminando
aquellos que no nos sirven.
Simplificándolos. Combinándolos para
perfeccionarlos.
CARÁCTERISTICAS
Es un factor impredecible para el logro de los
objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo:
Reflejar la estructura organizacional
Oportunidad
Debe manifestarse un sistema de control
inmediatamente a las desviaciones, siendo lo ideal que descubra antes de que se
produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento
más adecuado.
Accesibilidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y
factibles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los
datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que
van a ser dirigidos.
Ubicación estratégica
Resulta imposible e incosteable implantar controles
para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos
en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico, se relaciona
con el principio de excepción; enfatiza que es necesario establecer puntos de
verificación clave, antes de que la corrección implique un alto costo.
FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL
Existen cuatro factores que deben ser considerados
al aplicar el proceso de control:
Cantidad.
Tiempo.
Costo
Calidad.
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el
último, como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo.
CONTROL Y SU PERIOCIDICAD
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse
como unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, suponiendo así
clasificarse en:
a) Control preliminar. Es aquel que se efectúa
antes de realizar las actividades.
b) Control concurrente. Se ejerce de manera
simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo. Un
control esporádico de nada sirve para la consecución de las metas.
c) Control posterior. Se indica después de haber
realizado las actividades planeadas. Su objeto es administrar información para
los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.
CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES
El control se aplica a las cuatro áreas básicas de
la empresa y a cada una de sus subfunciones. Se estudiarán las más usuales.
Control de producción
La función del control de esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. El control en esta área comprende cuatro funciones:
Control de calidad.
Control de inventarios
Su objetivo primordial es determinar el nivel más
económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y
productos terminados.
Un buen sistema de control de inventarios permite:
a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o
productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.
b) Evitar pérdidas considerables en las ventas.
c) Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u
obsolescencia, o por exceso de material almacenado.
d) Reducir al mínimo las interrupciones de la
producción.
e) Reducir los costos en: materiales ociosos,
mantenimiento de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje,
depreciación, etc.
La organización debe contar con un inventario
suficiente para satisfacer sus necesidades.
Clases de inventarios:
Materias primas. Son aquéllas que no han sufrido
ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en
el mismo.
Materiales en proceso. Se utilizan en la
elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.
Productos terminados. Son los que están listos para
su almacenamiento.
Control de la producción
Su objetivo fundamental es programar, coordinar e
implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las
unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr
las metas de producción.
Un sistema adecuado de control de producción
reporta los siguientes beneficios:
Disminución de tiempos ociosos.
Reducción de costos.
Evita demoras en la producción.
Permite cumplir, al departamento de ventas, sus
compromisos con los clientes.
Incrementa la productividad.
Control de compras
Relacionada fuertemente con el control de
inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:
a) Selección adecuada de los proveedores.
b) Evaluación de la cantidad y la calidad
especificadas por el departamento solicitante.
c) Control de los pedidos desde el momento de su
requisición hasta la llegada del material.
d) Determinación del punto de pedido y de reordena.
e) Comprobación de precios.
a) Compras innecesarias, excesivas y caras.
b) Adquirir materiales de baja calidad.
c) Retrasos en los programas de producción y otras áreas.
Control de mercadotecnia
Se refiere a la evaluación de la eficacia de las
funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es
de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración
de estrategias y planes de mercadotecnia.
La evaluación en toda esta área, proporciona
fundamentos para:
a) Toma de decisiones de la organización en
general.
b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazos.
c) Evaluación de la efectividad de los vendedores.
d) Sirve también para controlar otras funciones que
están relacionadas con el área de mercadotecnia, tales como:
Planeación de producción.
Inventarios.
Compras.
Investigación y desarrollo.
Tráfico.
Innovaciones en plana y equipo.
Determinación de las necesidades de efectivo.
Necesidades de planta y de recursos humanos.
Control de ventas
Los pronósticos y presupuesto de ventas son
esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar
normas de realización sin las cuales sería imposible evaluar las ventas y fijar
las cuotas que se deben cubrir.
Control de finanzas
Proporciona información acerca de la situación
financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los
recursos, departamentos y actividades que la integran.
Básicamente, comprende cuatro áreas:
Control presupuestal
Los presupuestos se elaboran durante el proceso de
planeación, sin embargo, son también control financiero.
Un sistema de control presupuestado debe:
Incluir las principales áreas de la empresa:
ventas, producción, inventarios, compras, etc.
Coordinar las partes como un todo y armonizar entre
sí los distintos presupuestos.
Detectar las causas que hayan originado variaciones
y tomar las medidas necesarias para evita que se repitan.
Servir de guía en la planeación de las operaciones
financieras futuras.
Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las
áreas de dificultad.
Por medio de datos reales y concretos, facilitar la
toma de decisiones correspondiente.
Estar acorde al tiempo establecido en el plan.
Contribuir a lograr las metas de la organización.
Control contable
El objeto primordial del control contable consiste
en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para
que, en esta forma, la gerencia adopte las decisiones más atinadas para futuras
actuaciones.
El control contable debe:
Proporcionar información veraz y oportuna
Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas
de dificultad
Orientar a la gerencia para determinar guías de
acción, tomar decisiones y controlar las operaciones
Establecer las responsabilidades de los que
intervienen en las operaciones
Evitar malos manejos y desfalcos
Detectar causas y orígenes, y no limitarse al
registro de operaciones.
Para todo ello, es parte primordial del control, la
contabilidad.
Costos
Su objetivo primordial es determinar el costo real
de un producto, con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los
elementos que intervienen en su fabricación.
Auditoría
Tiene como función primordial, dictaminar si la
información financiera presenta fidedignamente la información de la empresa y
si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con el fin de
verificar:
La autenticidad de los hechos y fenómenos que
presentan los estados financieros. Que los métodos utilizados estén de acuerdo
con los principios de contabilidad, generalmente aceptados, y que su aplicación
sea consistente.
Control de recursos humanos
Auditoría de recursos humanos
Es la evaluación sistemática y analítica de todas
las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias.
Evaluación de la Actuación
Como su nombre lo indica, la efectividad de los
miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan
resultados teniendo en cuenta factores tales como; rotación, ausentismo,
pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes,
coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y
supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otros más.
Evaluación de Reclutamiento y Selección
Evaluar la efectividad de los programas y
procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como:
· Efectividad en el procedimiento de selección,
eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa
· Retiros y despidos
Evaluación de Capacitación y Desarrollo
Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil,
dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:
· Productividad: Estudios de productividad antes y después
del entrenamiento
· Desarrollo del personal: Carrera de ascensos y
contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en
relación con los cursos de capitación
Evaluación de la Motivación
Es uno de los aspectos menos evaluables por su
intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a
través de:
· Encuestas de actitud
· Estudios de ausentismo, retardos y rotación
· Frecuencia de conflictos
· Buzón de quejas y sugerencias
· Productividad
Evaluación sobre higiene y seguridad, servicios y
prestaciones
La medida de la efectividad de estos programas se
obtiene a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:
· Índices de accidente
· Participación del personal en los programas de
servicios y prestaciones
· Análisis de ausentismo
· Sugerencias y quejas
Técnicas de Control (Controles)
Son las herramientas de las que se auxilia el
administrador para llevar a cabo el proceso de control. Algunas de estas
técnicas son: los sistemas de información, gráficas-diagramas, estudio de
métodos. Métodos cuantitativos y el control interno.
Sistema de Información
Los sistemas de información comprenden todos
aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos
e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades
de la organización. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como:
contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas
mecanizados, archivo, formas, reportes e informes.
Reportes e Informes
Existen múltiples tipos de reportes e informes;
básicamente pueden clasificarse en:
a) Informes de control que se utilizan para el
control directo de las operaciones
b) Reportes de información que presentan datos más
extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes
En términos generales, al diseñar, elaborar y
presentar un informe es conveniente tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:
1. Unidad del tema: Cada informe debe referirse a
un solo tema a fin de evitar confusiones
2. Concentración sobre las Excepciones: Deben
revelar indicadores importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones
comunes
3. Claridad y Concisión: Los informes más largos,
detallados y genéricos, originan confusiones y desatención por parte de quién
los recibe
4. Complementarse con Prestaciones Gráficas,
Audiovisuales y Verbales: De gran ayuda para la presentación de un informe
puede ser la utilización de gráficas, material audiovisual y explicaciones
verbales, lo que evita la monotonía y enriquece la información
5. Equilibrio entre la Uniformidad y la Variedad:
La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que
no deben cambiarse constantemente, pero que requieren de revisiones y ajustes
periódicos a fin de no caer en la rutina y obsolescencia
6. Frecuencia de los Reportes: El hecho de que para
controlar sea necesario contar con información oportuna y periódica, no implica
que ésta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario
7. Evaluación de a Información: Es necesario
evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, es decir,
examinar si realmente el sistema proporciona información adecuada, completa y
oportuna y si se justifica su costo
Las formas impresas son elementos indispensables
para la transmisión de datos relativos a las actividades que se desarrollan en
cada departamento. Las formas facilitan la transmisión de información, además
sirven APRA registrar adecuadamente las operaciones.
Control Interno
Se refiere a la aplicación de los principios de
control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos
son:
a) La obtención de información correcta y segura
b) La promoción de los activos de la empresa
c) La promoción de la eficiencia en la operación
Integrantes
·
Martínez Diego Diana Guadalupe
·
Mejía Arellano Arely Yaneth
·
Rodríguez Degollado Erika Marlen
·
Serapio Cañedo Luisa Yazmin
·
Santiago Lima Isis Janet
·
Zaval García Alejandra
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